¿Qué es Management Reporter para Dynamics AX?

¿Qué es Management Reporter para Dynamics AX?

Management Reporter es una herramienta de Microsoft orientada a la creación de reportes de manera fácil y amigable, su ideología base es que fue creado por contadores para contadores con el fin de facilitar el extraer información de manera ágil y sencilla, ayudándolos así a la toma de decisiones.

La herramienta Management Reporter nace de FRX (software de reporteo financiero y análisis) pero se le añade funcionalidad y la posibilidad de manejar bases de datos en SQL. Esta funcionalidad está disponible para varios productos de la familia de ERP de Microsoft, incluido Dynamics AX.

Al ser parte de la familia Microsoft, la navegación en esta aplicación es muy intuitiva y muy parecida a los demás productos de Microsoft, asimismo los menús y barras de tareas son muy similares.

Al igual que en el ERP (Enterprise Resource Planning) Microsoft Dynamics AX, la funcionalidad queda restringida por roles que se le asignan a los diferentes usuarios, estos roles pueden ser:

  • Administrador -> Tiene acceso total.
  • Diseñador-> Puede borrar, crear o modificar la definición de los reportes.
  • Generador -> Solo se limita a generar los reportes.
  • Visor -> Únicamente puede revisar reportes ya creados.

Management Reporter puede tomar información de diferentes fuentes, entre ellas la que es creada por el ERP, bases de datos creadas específicamente para Management Reporter o de hojas de cálculo de Excel.

Por esto es necesario especificar a qué servidor nos queremos conectar para poder saber qué información estará disponible.

En este caso nos enfocaremos a la información que se toma directo del ERP. Dentro de Management Reporter podemos determinar de qué empresa queremos tomar la información. Esta información se puede cambiar al momento de correr cada uno de los reportes.

Management Reporter utiliza 3 ejes al igual que un cubo:

  • Filas: Aquí se definen las cuentas de donde se va a tomar la información, se define la descripción de cada una de las líneas y se crean los filtros iniciales.
  • Columnas: Aquí se definen filtros avanzados para la información contenida en cada una de las columnas. Por ejemplo, definir si solo queremos extraer información de un periodo determinado o el acumulado.
  • Árboles de definición: Con este eje se decide si queremos repetir el reporte dividido por alguna dimensión en particular.

Al instalar la aplicación se tiene acceso a definición de filas estándar que pueden ser utilizadas como base para crear la definición de las líneas de un reporte. En caso de que no se adecúen a nuestras necesidades, podemos crear nuevas definiciones que cumplan con nuestros requerimientos.

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Al crear una nueva definición automáticamente nos despliegan 10 columnas que se van a ocupar para definir diferentes aspectos de nuestra fila:

  • Código de línea: Es el ID de la línea y este nos permitirá realizar totales y cálculos mas adelante en los reportes. Este puede ser numérico (de 1 a 100,000,000) alfanumérico (16 caracteres de la A-Z sin espacios y sin caracteres especiales excepto el_ . Además no se podrán utilizarlas palabras AND, OR, IF, THEN, ELSE, PERIODS, TO, BASEROW, UNIT, NULL, OR, CPO ni RPO.
  • Descripción. Texto para detallar el contenido y propósito.
  • Código de Formato: Nos indica el tipo de línea que es, entre las que se encuentran TOT. Detecta que se va a utilizar la siguiente columna de fórmulas / unidades / líneas relacionadas y que se utilizaran operaciones básicas como +,- CAL. Es básicamente igual a una totalizadora pero te permite operaciones más complejas. DES denota que es un encabezado, LFT RGT y CEN se utilizan para alinear la descripción de la fila. PAGE inserta un salto de página.
  • Format override: Permite seleccionar si imprimimos los valores tipo moneda, numérico y cuantos decimales se muestran.
  • Balance normal: Nos permite decidir si queremos invertir el signo en las cuentas que son de crédito.
  • Control de impresión.
  • Modificador de línea.
  • Ligar a una dimensión financiera: Nos permite seleccionar las cuentas y las dimensiones que se acumularan en esta línea en específico, podemos utilizar comodines para la selección de cuentas como lo son “?” y “*”.
  • Formulas / líneas/ unidades relacionadas: nos permite asignar la operación que se va a efectuar para calcular la línea, las fórmulas pueden ser hasta de 1,024 caracteres.

 

De la misma manera que la definición de filas al instalar la aplicación se tiene acceso a definición de columnas estándar que pueden ser utilizadas como base para crear la definición de las columnas de un reporte, en caso de que no se adecúen a nuestras necesidades podemos crear nuevas definiciones que cumplan con nuestros requerimientos.

Al crear una nueva definición automáticamente nos despliegan 24 Filas que se van a ocupar para definir diferentes aspectos de nuestra columna y estas pueden ser desde 2 hasta 255.

  • Tipo de fila

Al seleccionar una columna tipo FD que presentara información financiera se llenan por default los campos de Código de libro, año fiscal, periodo fiscal y periodos cubiertos:

  • Código de libro
  • Año fiscal
  • Periodo fiscal
  • Periodos cubiertos
  • Formula

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Los operadores que se pueden utilizar son +,-,/,* o se puede definir una formula compleja como  ((A+B)/2).

Los reglones adicionales son para seleccionar y filtrar la información que nos gustaría ver, por ejemplo, dependiendo de la configuración podemos hacer reportes para unidades de negocio especificas o filtrar para hacer reportes semanales o quincenales.

Para generar un reporte tendremos que configurar la definición del mismo. Aquí es donde seleccionamos que definición de columnas y de filas se van a utilizar. A su vez podemos seleccionar la definición tipo árbol que se utilizara para el reporte.

En la definición de reportes también podremos ingresar las imágenes como parte del encabezado o imágenes para las firmas y texto predeterminado para el reporte, la limitante es que no se pueden generar imágenes y texto en la misma sección del encabezado o pie de página.

También tenemos la posibilidad de definir que es lo que se va a imprimir de nuestro reporte, podemos omitir líneas en 0 (cero), las líneas de formato ó las líneas de cálculos.

Además es posible configurar el redondeo y la vista de valores negativos de una forma general, de acuerdo a las necesidades de cada reporte.

Otra cuestión importante es definir donde se guardará el reporte, ya que si se guarda en una biblioteca en donde los usuarios no tengan privilegios estos no serán capaces de ver los reportes en Microsoft Dynamics AX.

Existen dos opciones para visualizar los reportes: La primera es utilizando la aplicación de Management Reporter y la segunda es utilizar la versión web del reporteador. Se puede elegir la opción predeterminada en base a configuración.

Ya dentro el reporte podremos cambiar la moneda en la que estamos revisando las cifras y podremos entrar a ver a detalle las transacciones que integran estos saldos dando click a las cantidades.

Management Reporter en Microsoft Dynamics AX tambín ofrece herramientas para ingresar comentarios que pueden ser complementados con los que hagan otros usuarios que revisen el mismo reporte.

LEE: 10 Ventajas de Microsoft Dynamics AX en el Sector de Manufactura

Si quieres conocer más acerca de este tema y ver cómo se realizan ejercicios reales de Management Reporter en Microsoft Dynamics AX, te invitamos a nuestro próximo Webinar, en donde tendrás oportunidad de consultar a nuestros expertos totalmente en vivo.

 

Webinar: Explotando la información de Dynamics AX con Management Reporter.
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