Utilizo Excel para operar mi negocio ¿Necesito un sistema?

Es muy común que en nuestros negocios lleguemos a utilizar algún tipo de software para la administración de todo lo relevante a la operación, sin embargo, este tipo de software no siempre es el más adecuado o necesita escalamiento, y es cuando surge la pregunta, ¿Es momento de migrar a algún sistema mucho más especializado?

En esta ocasión hablaremos sobre la necesidad de un sistema en la operación de un negocio, ya sea de grandes o pequeñas empresas.

Sea cual sea el caso, siempre es importante el monitoreo y control del negocio, para ello los sistemas de información son algo de vital importancia, y por lo tanto siempre deben de estar hechos a la medida del negocio u operación, o bien, al menos apegarse lo más posible; Si bien es cierto que programas como Excel, por dar un ejemplo de los más utilizados, son buenos para el registro de datos y operaciones, es importante remarcar que estos no tienen la capacidad y potencial para poder dar “batería” a toda la parte operativa, siempre será necesario la intervención manual para la toma decisiones, manejo e interpretación de datos, y en programas como Excel, de la ofimática de Windows, esto se vuelve una tarea más elaborada y tediosa conforme aumenta la operación.

Entonces, ¿Cuándo realmente es importante plantear la pregunta si se necesita un sistema?, la respuesta a esta interrogante no debe de estar dada durante la vida de una empresa, más bien la respuesta sería que toda empresa que nace o arranca operaciones debería de usar un sistema de información hecho a la medida o de “caja”, pues hoy en día la globalización nos orilla a llevar el control mediante una computadora como mínimo.

Cuando una empresa hace uso de Excel, por lo regular aquí recaen actividades de inventario, cálculos básicos, entradas y salidas, registros de empleados, asistencias, y en las más avanzadas llegan a utilizar la herramienta para reportar información con gráficas alimentadas de los datos dinámicos; algunos otros se apoyan de algún usuario con conocimiento avanzado en la herramienta para la creación de Excel VBA Apps o Macros, los cuáles son muy útiles en caso de que se quiera compartir el archivo con la organización para seguir el flujo, o llenado de alguna forma donde las validaciones, catálogos y operaciones de negocio son requeridas, incluso para aquellas que involucran alimentarse de otras hojas en Excel, y no hablemos si lo que requerimos es un sistema de facturación con las nuevas normas en México, un programa de ofimática definitivamente no es la opción.

Si tomamos todo esto como premisa de una empresa de manufactura, por ejemplo, donde su operación diaria de entradas y salidas asciende a los 100 movimientos diarios como mínimo, estamos hablando de que estos archivos en Excel se vuelven más pesados y complejos de controlar en todos los aspectos. Mantener la última versión actualizada del archivo si éste es modificado por más de un usuario, y por si este control fuera poco, mantener un respaldo diario o semanal de la misma información en uno o varios archivos con toda la información financiera y operativa de la empresa, se vuelve realmente caótico.

Dejar esta responsabilidad a una o más personas se convierte en una tarea demasiado artesanal y poco convencional hoy en día, es por ello que, sí, definitivamente el usar un software a la medida o evaluar la posibilidad de adquirir algún tipo de ERP o CRM de los comerciales para implementar, sí debería de ser algo que todas las empresas deberían de hacer; es necesario tener una visión a futuro de la organización, de la manera en como opera y ver si esta seguirá creciendo o tendrá pocos movimientos a futuro, es decir, tenemos que pensar en la escalabilidad de la empresa, pues tanto como la empresa crezca los sistemas informáticos también lo harán.

Actualmente los sistemas hechos a la medida están teniendo un “boom” en las empresas ya sean grandes, medianas o pequeñas, sin importar tampoco su giro o resultados que han de entregar a la autoridad, es más bien esa necesidad de poder controlar todo lo relacionado a su operación, poder medir indicadores más fácil y rápidamente, y los sistemas hechos a la medida o necesidad del negocio definitivamente permiten llevarlo a cabo y son muy flexibles en estos casos, se pueden crecer y dejar tan escalables tanto como el cliente o la empresa lo crea necesario, incluso hay sistemas hechos a la medida que pueden dejarse tan parametrizados, que su mantenimiento o “acoplamiento” a nuevas necesidades es relativamente fácil y no cuesta tanto; definitivamente para llegar a este punto es necesario un análisis exhaustivo a conciencia de lo previamente hablado.

Me gustaría cerrar este breve artículo comentando que cada empresa y/o negocio siempre tiene una necesidad muy específica, y en algunos casos ésta podrá tener similitudes con alguna otra, pero no tanto como para compartir un mismo sistema o hacer uso de una herramienta comercial como lo es Excel, cuya finalidad no trasciende más allá de una hoja de cálculo para mostrar o presentar información.

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