Proyectos 101 Microsoft Dynamics AX

En una ocasión dando un curso en una universidad, uno de los profesores me hizo una pregunta, ¿Qué es lo más difícil de ser un consultor?

A lo que respondí: “El trato con las personas”. Y es porque en realidad creo eso, las personas forman sus procesos y esos procesos son la espina dorsal de las empresas, y de todos los procesos que he visto a lo largo de estos años en el mundo de los ERPs creo que no hay alguno del que se hable con tanta pasión y con tanta diversidad de ideas como el manejo de un proyecto.

Si buscas en internet encontrarás mil y una manera de llevar un proyecto con infinidad de opiniones y libros respecto a este tema.

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Ahora imagina las expectativas y diferentes opiniones que surgen cuando intentas implementar un módulo de un ERP con el nombre de Contabilidad de Proyectos.

Dentro de Microsoft Dynamics AX existe ese misterioso módulo al que las personas se refieren simplemente como “Proyectos” y es a éste singular módulo al que nos vamos a referir en estos momentos.

Antes de iniciar quiero aclarar que no existe una manera “correcta” o “estándar” para configurar este módulo.

Configurar módulos como proyectos, servicios o producción de Microsoft Dynamics AX siempre de la misma manera bajo la primicia de que “así funcionó con otro cliente” o (peor aún) porque asi está configurado en “Contoso” (empresa ficticia utilizada por Microsoft para demos y pruebas de sus productos) está muy lejos de lo que debe ser y hacer un verdadero Consultor especializado en Microsoft Dyanmics AX.

Una implementación de este tipo de módulos no se debe limitar solamente a copiar parámetros de un lado a otro y decirle a los usuarios como tienen que hacer las cosas. La razón por la que el sistema Microsoft Dynamics AX se encuentra después de su instalación absoluta y totalmente en blanco es por una razón muy importante y es la misma razón por la que los grandes proyectos y las grandes obras siempre inician con una hoja en blanco: Tienes que ser creativo.

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Me he encontrado con empresas que han trabajado por proyectos durante años sin que estén enterados de que así funciona su organización (replicando configuraciones incluso de otras empresas), así como empresas que dicen trabajar por proyectos, pero sus procesos hacen todo lo contrario.

El módulo de proyectos puede ser tu mejor aliado en la implementación o la causa de una implementación fallida y para esto hay una regla que te puede ayudar a saber de cual de estos dos escenarios vas a estar mas cercano: El 80/20.

EL 80/20 consiste en que si puedes resolver el 80 por ciento de los escenarios de tus procesos sin tener que modificar la funcionalidad estándar de Microsoft Dynamics AX, es una muy buena opción para ti, pero para poder llegar a tomar esta decisión se tienen que entender el funcionamiento, ventajas y desventajas de este módulo.

Iniciemos con el nombre “Administración y Contabilidad de Proyectos”. La palabra mágica aquí es “Contabilidad” y es en la que nos vamos a enfocar en esta primera parte. Imagina un escenario en el que deseas controlar todos los ingresos y egresos de un grupo de operaciones que persiguen un fin común.

¡WOW!, ni siquiera dije la palabra “Proyecto” y es porque en realidad no se tiene que limitar a esta palabra ese módulo y su funcionalidad. Por mencionar algunas opciones, se le pude nombrar “Módulo de Pedimentos”, “Módulo de Adquisición de Activos Fijos”, Módulo de Control de Obra”, “Módulo de Control de Sucursales”, etc.

Como dije en un inicio, el Consultor debe de ser lo suficientemente creativo para poder solucionar una infinidad de escenarios para varias empresas y en sectores muy diferentes entre ellos.

Al escenario de poder controlar todos los ingresos y egresos también se puede tener un presupuesto de ingresos y un presupuesto de egresos, que además tiene un flujo de trabajo capaz de autorizar modificaciones a este presupuesto. ¿Te parece interesante? Pues esta es solo una pequeña parte de toda la funcionalidad que este módulo puede ofrecer.

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Para entender el cómo se lleva este control tenemos que aclarar que cada proyecto tiene dos opciones para su control, y solamente puedes utilizar uno por proyecto debido a que son excluyentes entre si en el sistema.

El primero es el control por “Forecast”, el cual nos permite controlar el proyecto de acuerdo a un listado de suministros de lo que se tiene contemplado utilizar durante el proyecto, algo así como hacer tu lista del supermercado y vas tachando lo que ya compraste.

Este control funciona muy bien si de antemano sabes todo lo que vas a necesitar durante tu proyecto y se utiliza cuando el control se basa mas en cantidades de consumo y no tanto el monto económico necesario. Se escucha muy bien, sin embargo los problemas inician si esos suministros de los que hablamos son comprados para dicho proyecto, ya que en este tipo de control en realidad no me controla el costo de los insumos. Es decir, si compro los insumos mas caros de lo que normalmente los compro el sistema no va a validarlo, simplemente valida si es la cantidad correcta de los insumos que inicialmente propusimos. Por ejemplo: si para hacer un pastel el sistema nos dice que necesitamos 100 gramos de harina, en este tipo de control lo importante es que no nos pasemos de esos 100 gramos, no importando a que precio se compre esa harina.

El segundo tipo de control es “por presupuesto”, en donde Microsoft Dynamics AX habilita el botón de Presupuestos en el proyecto que de otra manera no nos permite utilizar. Si tenemos habilitado el control de forecast, al momento de seleccionar la opción de presupuestos, la opción de forecast se deshabilita de manera automática.

Control de presupuestos puede ser un mejor control financiero, ya que nos permite el colocar limites financieros para los egresos mediante la captura de un presupuesto detallado de los egresos esperados para el proyecto.

Al crear un presupuesto se inicia con un proceso de un flujo de aprobación, el cual una vez autorizado nos permite utilizar el presupuesto e iniciar con los consumos. Si iniciamos con los consumos antes de autorizar el presupuesto, Microsoft Dynamics AX nos envía un mensaje avisándonos de esta situación.

Si intentamos cambiar un proyecto que esta en su proceso de creación a estatus “En Proceso” y no contamos con un presupuesto aprobado, el sistema nos inicara que necesitamos primero tener un presupuesto aprobado antes de iniciar con los consumos en el proyecto.

Si el presupuesto esta ya aceptado y necesitamos modificaciones, para cada modificación el sistema generará otro flujo de autorización y una vez autorizada esta modificación se genera una versión nueva de presupuesto guardando todas las anteriores en el historial para futuras referencias.

Sin embargo estos presupuestos de ingresos y egresos no son generales para el proyecto, sino que se desglosan en las denominadas “categorías de proyecto” que no son otra cosa que las secciones en los que los ingresos y egresos se van a separar.

En otras palabras, se puede separar el presupuesto en las diferentes secciones en las que nos interesaría tener un control independiente como por ejemplo, mano de obra, equipo, materiales, servicios de terceros, etc.

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La parte interesante es que para cada sección se tiene un presupuesto independiente y Microsoft Dyanmics AX los valida por separado, así mismo los reportes comparan ingresos y egresos de cada sección.

Este es un ejemplo del porqué el Consultor de Microsoft Dyanmics AX debe ser creativo e imaginar todos los escenarios que se pueden cumplir con esta funcionalidad.

Es importante mencionar que esta funcionalidad del presupuesto se puede configurar en los siguientes escenarios:

• • Control de:
    • Ingresos
    • Egresos
    • Ingresos y Egresos
      • Exceder Presupuesto
    • • Permitir Excederse de Presupuesto
      • No Permitir Excederse de Presupuesto
      • Solamente Avisar que se está excediendo el presupuesto

Y sus combinaciones de las mismas, además se tiene una configuración para agregar usuarios (o grupos de usuarios) a los que si se les permitiría exceder el presupuesto.

Como puedes ver estas dos diferentes maneras de controlar financieramente un proyecto se adaptan a diferentes formas de trabajar y en algunos casos usaremos una o la otra. Concentramos la información en esta tabla de Pros y Contras:

Si deseas aprender más sobre el mundo de Microsoft Dynamics AX y saber de qué manera podría beneficiar a tu empresa, te invitamos a nuestro próximo webinar:

Webinar: Los módulos de proyectos en Microsoft Dynamics AX

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