¿Cómo saber si mi empresa requiere un ERP?

¿Cómo saber si mi empresa requiere un ERP?

 

Creo que para poder responder esta pregunta, tendríamos que hacernos estos cuestionamientos:

  • Cuento con la información en tiempo y forma que necesito de mi negocio?
  • Mi contabilidad esta actualizada según mis operaciones diarias ( ventas, compras, inventario, los impuestos generados en base a mis transacciones, etc)
  • Tengo visibilidad de mi negocio?
  • Hay un lenguaje común entre todos mis procesos?

 

Pensar en un ERP (Enterprise Resource Planning) es pensar en estas palabras :

INTEGRACION, CONFIABILIDAD, SEGURIDAD, COMUNICACIÓN, FLUJO ENTRE PROCESOS, REGLAS DE NEGOCIO.

 

 

 

UN ERP integra y comunica todos los procesos de tu negocio : Planeación,  Compras, Inventario, Producción, Ventas, Embarque,  Activos Fijos,  Proyectos, en fin, cada uno de estos, pero sobre todo, la relación que yo veo más relevante está, en su estructura contable, cada movimiento, cada acción desde la entrada de un dato y su transformación en cada proceso (solicitud de compra, orden de compra, entradas, costos, productos, remisión, facturación, etc), deja rastro en el sistema, en su contabilidad, ahí es donde tienes toda la información al momento, disponible para poder analizar como va tu negocio, que acciones tomar. La información es poder, pero si no se tiene de manera oportuna , pierde su valor.

En Northware,  tenemos a Dynamics como nuestro ERP, creo que no acabamos de conocer todas las funcionalidades o bondades que puede ofrecer, esto uno lo va explorando en base a las necesidades de cada uno de nuestros procesos, una de estas funcionalidades en especial, que a mi parecer nos ofrece mucho valor , es el manejo de dimensiones financieras, estas dimensiones nos ofrecen llevar a un nivel más detallado a una o un grupo de cuentas contables.

Como ejemplos de esto, en el caso de tus cuentas contables relacionadas al ingreso, estas se pueden detallar en base a tus líneas de negocio más representativas, o en el caso de los costos de ventas es posible relacionados a cierto cliente o proyecto o tus gastos internos poderlos identificar por sucursal o departamento , en fin, el abanico de posibilidades es muy amplio, esto según el giro de tu empresa o el nivel de información que deseas analizar, y todo esto configurable para que tu estado de resultados o tus reportes financieros te puedan brindar este nivel de información.

En el caso de Dynamics 365 nos ofrece tableros para cada uno de los indicadores que maneja, y a partir de estos vas explorando a un nivel más detallado la información, cuenta con  una interfaz de usuario muy amigable que te hace relativamente sencillas las búsquedas de información, por así decirlo, te va llevando de la mano, a mi parecer esto es muy importante, ya que a una organización la integra personal que puede ser de un perfil muy variado, y es por eso que creo importante que  además de la seguridad e integridad, sea un ERP fácil o digerible de entender, que brinde una buena experiencia de usuario,  tanto para el personal operativo como para directores y financieros.

 

 

Otro de los beneficios que obtenemos de un ERP, es la estandarización, saber que todos tus procesos hablan el mismo idioma, que el dato que entra o inicia en un flujo de un proceso  es el mismo que va fluyendo por cada uno de los procesos de tu negocio y lo más importante dejando ese rastro contable en cada transacción realizada con este. En pocas palabras es despreocuparte de mantener o entender un software por cada proceso o necesidad a cubrir en tu empresa, es saber que cuentas con una solución integral.

 

Flexibilidad

Un punto a valorar cuando busques un ERP, es revisar que tan rígido o abierto es a cambios o customizaciones , en el entendido claro que este tiene una base estructurada y lo ideal es no hacer desarrollos o customizaciones al sistema, deben ser selectivos o justificados los cambios a realizar y sin afectaciones en su estructura transaccional, hablamos de agregar algún dato, configurar un reporte en un formato especial, etc.

 

Recomendaciones al implementar un ERP.

Aquí listo algunas recomendaciones que en mi opinión son importantes considerar en la implementación de un ERP para tu empresa.

  • Consultores capacitados. Es importante contar con un equipo de Consultores especialistas en el ERP a implementar , y que además de la expertise a ofrecer,  se preocupen por conocer tus necesidades y tus procesos operativos, para tener bien claro las necesidades o requerimientos a cubrir.

 

  • Responsable Interno. Definir un responsable o líder funcional interno, puede ser a nivel del proyecto o por cada módulo a implementar, pero en particular , el objetivo es que se defina una persona que funja como facilitador de la información a los consultores y responsable de la autorización de las configuraciones a realizar.

 

  • El que realicen capacitaciones a los operativos del sistema y que se asegure que ellos entiendan desde el manejo del sistema como del registro de transacciones o bien la obtención de reportes, esto nos asegura una sana operación del sistema y el evitar problemas futuros o un soporte elevado por temas de desconocimiento del sistema.

Como punto final a mencionar, creo conveniente cuestionarte, estás o está tu organización abierta al cambio?  El manejar un ERP no es adquirir un sistema que estará desarrollado a la medida de los procesos específicos de tu empresa, es adaptar o convertir tus procesos a mejores prácticas, las recomendadas por los expertos en procesos de negocio, esto, además de la automatización de los procesos manuales, es uno de los mayores beneficios, el de regular tus procesos a las mejores prácticas.

La implementación de un ERP es todo un reto, es por eso que recomiendo asegurar el involucramiento en todos los niveles de usuario y constante retroalimentación con los consultores, quienes serán una guía en cada uno de los módulos a implementar.



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