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Lo que nadie te dirá sobre desarrollar un sistema o comprar uno hecho

El desarrollar o comprar software es una de las decisiones a tomar que se presentan más comúnmente en una empresa. Para tomar la decisión adecuada es necesario llevar a cabo el análisis de algunos parámetros como lo son inversión, tiempo, elección de proveedor, entre otros.

La primera pregunta es: ¿Lo necesito para las actividades principales de mi negocio?

Para empezar, puedes evaluar las numerosas opciones existentes en el mercado, algunas de ellas muy especializadas o específicas para tu sector, así como conocer casos de éxito, opiniones de los usuarios, etc.

Las operaciones secundarias que no son la columna vertebral pueden ser cubiertas con algún paquete, sobre todo aquellas que se pueden acoplar a lo común como pueden ser facturación, nóminas, etc. Al tratarse de un software ya existente puedes saber de antemano el costo que tendrá y la implementación resulta más rápida.

Si la operación principal del negocio va a ser manejada con un Software, es un indicador para pensar en desarrollar algo a la medida, de lo contrario la operación clave tendrá que acoplarse a las funcionalidades de un paquete que no necesariamente cubrirán las necesidades como las requerimos. Inclinarte por software a medida significa desarrollarlo prácticamente desde cero, programarlo exclusivamente para usarlo en tu empresa. Aunque podemos considerar que si mi operación no es tan específica, es igual a la de la industria en general, podemos comprar un sistema ya desarrollado y customizarlo a mi operación.

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Inversión, tiempo, esfuerzo

Otro factor importante a considerar es: ¿En cuánto tiempo necesito estar operando? Por lo general todos los dueños y altos directivos van a quererlo “para ayer”, aunque lo primero que hay que considerar es si comprar un sistema ya hecho me va a mover mucho mi operación, ¿Pero cómo saber esto? Bueno, lo ideal es hacer un análisis en el mercado, preguntarte si tu operación es similar a las empresas de tu giro, si ellos ya usan un sistema empaquetado o desarrollaron a la medida de la empresa. Pero, ¿Qué pasa si mi tipo de industria u operación aún no entra en los sistemas y lo manejo en Excel? Si ya tomaste la decisión de entrar en el mundo del software, contrata a un encargado del área de sistemas, y que sea esta persona quien decida lo mejor para tu negocio.

Un sistema que se compra generalmente usa menos inversión y es más rápido en el corto plazo, pero en mediano o largo plazo es más costoso. Hay que saber cuánto nos cuesta el licenciamiento, cuántas licencias necesitaré y hacer una comparativa al mediano plazo para saber qué inversión me resultará más adecuada.

Por otro lado, un desarrollo de software a la medida es generalmente más caro y lento de desarrollar. Pero la empresa es dueña del sistema, pudiendo modificarlo cuando quiera y no tiene costos asociados de licencia, ya que la empresa es dueña del software. Además el sistema se adapta 100% a la forma de realizar las actividades, lo que incrementa la productividad.

Si eres una empresa grande, o una mediana con altas aspiración al crecimiento, la recomendación es comprar un sistema ya empaquetado, ya que existen recursos especializados que te podrán asesorar en el camino a la customización e implementación del sistema, los sistemas empaquetados ya utilizan las mejores prácticas del mercado para cada tipo de industria, a no ser que (y vuelo a tocar el mismo tema) tu operación sea muy particular y requieras algo especializado.

Si en tu operación llegase a existir algún proceso que no esté dentro de los sistemas desarrollados, lo que puedes hacer es un desarrollo a la medida que se acople a esa operación y que tenga comunicación con ese sistema, y de esta manera podrás englobar TODAS tus áreas.

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¿Cómo confiar en el proveedor?

Cuando ya tomaste la decisión de realizar un proyecto de desarrollo de software para tu empresa o proyecto, la pregunta natural que surge es: ¿Y ahora a quién elijo como proveedor? ¿Qué debo buscar o indagar para saber si es el adecuado y me lleve paso a paso en el camino?

Pedir referencia sobre los clientes que ha atendido el proveedor. Tenemos que realizarle una visita o llamada para conocer la experiencia que tuvieron con el proveedor y así poder decidir si vamos a trabajar con ese proveedor o no. Si el cliente está satisfecho es un indicador de que el proveedor está haciendo un buen trabajo, y seguramente lo hará contigo.

Es esencial que el proveedor cuente con una metodología de desarrollo. Las metodologías de desarrollo ofrecen a los proveedores el tener procesos y procedimientos que evitan el caos durante el desarrollo.

Revisar a quién le pertenecerá el código fuente generado, así como toda la información proporcionada. Este es un criterio muy importante, ya que en caso de hacer negocio, y al final decidamos dejar la relación con el proveedor y continuar por nuestra cuenta, o con otro proveedor, será necesario ser los dueños del desarrollo, los datos y el código fuente para poder crecerlos o heredarlos.

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¿Soporte post-implementación?

¿El proveedor de la solución es el único capaz de darle soporte? ¿Si cambia de proveedor o su equipo de trabajo renuncia, habrá quien le dé soporte?

Disponibilidad de un equipo de profesionales que ofrezcan rapidez de respuesta puede ser un factor determinante a la hora de decidirse por la adquisición de un software

Ir más allá de implementar y dejar funcionando la aplicación es un valor agregado que un proveedor puede ofrecer, tal como capacitar a los usuarios claves de sistema, dar un curso o sesión sobre como el sistema viene a ayudar y no a perjudicar, y además, que el proveedor ofrezca como parte del servicio el soporte en sitio de un especialista que estuvo involucrado en el desarrollo del sistema para cualquier duda o emergencia que suceda, son puntos extras que debiéramos considerar a favor de él.

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¿Garantías?

¿Qué, cuánto tiempo y bajo qué condiciones está asegurado el desarrollo del software? Revisar las secciones de garantías con las que opera el proveedor es un criterio que debemos de tomar en cuenta, de lo contrario nos podemos encontrar con sorpresas ante situaciones como: ¡El sistema está presentando el siguiente detalle!, y escuchar al proveedor decir: ¡Ah, déjame te cotizo cuánto te cuesta corregirlo! No es una respuesta que nos agradaría mucho. Si bien existen condiciones donde las garantías no aplican, es importante conocer cuáles si aplican y bajo qué términos.

Como podrás notar, son solo algunos criterios importantes, que si los tomas en cuenta, podrás llevar exitosamente tu proyecto sin tantos tropiezos por el camino. Recuerda que el software propio se ajusta a los requerimientos específicos de la organización, logrando un servicio más personalizado para el cliente. Sin embargo, los sistemas “empaquetados” también son alternativas buenas, sobre todo para las pequeñas empresas, ya que se acomoda mejor al presupuesto y a una cantidad moderada de clientes. Lo que si queda claro, es que son proyectos completamente distintos; mientras que el primero (desarrollo) implica análisis de requerimientos, diseño, desarrollo, pruebas y muchos pasos adicionales, el segundo (compra) es un proyecto de implementación.

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